Informativa sulla privacy

INFORMAZIONI SULLA PROTEZIONE DEI DATI DI OTOKAR EUROPE

1-Scopo del presente documento

Lo scopo di questa informativa (di seguito “Informativa”) è di informarvi sul trattamento dei vostri dati personali da parte di OTOKAR Europe SAS, registrata con il numero 534 167 796 RCS Pontoise (di seguito “Otokar Europe” e/o “noi”).

2 – CHI È RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI VOSTRI DATI?

Otokar Europe importa e distribuisce i veicoli per il trasporto pubblico Otokar e i relativi pezzi di ricambio in Francia e in Europa attraverso la sua rete di distributori. Nell’ambito delle sue attività, Otokar Europe autorizza e obbliga i distributori, i punti di assistenza e i riparatori autorizzati della sua rete (di seguito denominati “partner di Otokar Europe”) a offrire assistenza e servizio clienti in ambito tecnico e non tecnico ai clienti attuali e potenziali.Otokar Europe gestisce anche il sito web www.otokareurope.com e promuove il marchio Otokar in Francia e in Europa.Se non diversamente indicato, i partner di Otokar Europe sono aziende giuridicamente ed economicamente indipendenti, non affiliate a Otokar Europe. Utilizzano il marchio Otokar in qualità di titolari di autorizzazione per commercializzare veicoli per il trasporto pubblico, ricambi originali e servizi di manutenzione e riparazione con tale marchio.Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“GDPR”), Otokar Europe è responsabile del trattamento di tutti i vostri dati personali che vengono elaborati attraverso il suddetto sito web, la vostra applicazione MyOtokar, i vostri rapporti con il Servizio Post-Vendita Otokar (di seguito collettivamente denominati “Servizio Clienti Otokar Europe”) e nel contesto del marketing diretto per via elettronica o postale.Otokar Europe può anche trattare i vostri dati trasferiti dai partner di Otokar Europe in conformità con i requisiti legali relativi alla protezione dei dati. I partner di Otokar Europe sono responsabili del trattamento dei dati personali che fornite loro in relazione alle attività commerciali e ai servizi che offrono (riparazione, manutenzione, ecc.) I partner di Otokar Europe trattano i vostri dati anche quando vengono trasferiti da Otokar Europe, in conformità alle normative vigenti. La presente informativa sulla protezione dei dati descrive anche alcuni dei trattamenti effettuati dai partner di Otokar Europe, senza essere esaustiva. Infatti, i partner di Otokar Europe possono raccogliere altri dati personali a cui si fa riferimento nei propri documenti informativi sulla protezione dei dati. Potete contattare questi partner di Otokar Europe per sapere come utilizzano i vostri dati personali.

3 – QUANDO OTOKAR EUROPE RACCOGLIE E UTILIZZA I DATI PERSONALI?

Otokar Europe raccoglie ed elabora i vostri dati personali, in particolare nei seguenti casi:

• Quando ci contattate direttamente (ad esempio attraverso il nostro sito web, il reparto vendite di Otokar Europe) per domande sui nostri prodotti, servizi o altro;
• Quando acquistate un veicolo Otokar;
• Quando vi abbonate a servizi (applicazione MyOtokar, ecc.) di Otokar Europe;
• Quando richiedete informazioni sui nostri veicoli e servizi (ad esempio, inviandoci brochure);
• Quando rispondete alle nostre attività di marketing (ad esempio inviando un’e-mail o comunicando i vostri dati sul nostro sito web(www.otokareurope.com);
• Quando terze parti o partner di Otokar Europe ci trasferiscono i vostri dati personali, in conformità con le normative vigenti (ad esempio, se avete dato il vostro consenso o non vi siete opposti al trasferimento dei vostri dati a Otokar Europe dopo essere stati informati del vostro diritto di opporvi, per scopi di gestione dei clienti, per identificarvi quando contattate il servizio post-vendita di Otokar Europe;
• Quando i dati relativi al vostro veicolo (compreso il numero di telaio) ci vengono trasmessi come parte dei servizi di manutenzione/riparazione forniti dai partner di Otokar Europe;
• Quando terze parti (ad esempio fornitori di indirizzi autorizzati) hanno il diritto legittimo di trasferirci i vostri dati personali.

Per consentirci di mantenere aggiornati i vostri dati personali, vi saremmo grati se poteste informarci di eventuali cambiamenti a questo proposito, in particolare per quanto riguarda i vostri dati di contatto.

4 – QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO?

Otokar Europe può raccogliere le seguenti categorie di dati personali attraverso i vari servizi e canali di contatto descritti nelle informazioni sulla protezione dei dati:

• Dati di contatto: cognome, nome, ragione sociale, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail.
• Altri dati personali: informazioni fornite dall’utente relative, ad esempio, alla sua posizione in azienda, ecc.
• Dati contrattuali: ad esempio, numero di cliente, numero di contratto, servizi Otokar sottoscritti.
• Rivenditore Otokar attuale e/o preferito.
• Dati identificativi, tra cui: numero di cliente, numero di contratto.
• Storia del cliente, tra cui: dati di acquisto del veicolo Otokar (modello, configurazione, data di acquisto, data di prima immatricolazione, data dell’ordine di acquisto, data di consegna, proprietario, ecc.)
• Storia delle campagne e delle risposte (programma di assistenza clienti – attuali e potenziali – e azioni di marketing diretto).
• Partecipazione a fiere e/o eventi.
• Cronologia delle richieste e dei reclami al servizio post-vendita di Otokar Europe.
• Dati di applicazioni/siti web/social network.
• Dati dell’account online: informazioni sui vostri account associati a MyOtokar, ad esempio.
• Utilizzo del sito web e comunicazioni: informazioni sull’utilizzo del nostro sito web, messaggi aperti o inoltrati da noi e dati raccolti tramite cookie e altre tecnologie di tracciamento. Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili nella nostra nota legale sulla politica dei cookie di Otokar.
• Dati di transazione e interazione: informazioni sugli acquisti di prodotti e servizi, sulle interazioni con il Servizio Clienti di Otokar Europe (richieste, reclami), con i partner di Otokar Europe e sulla vostra partecipazione a sondaggi sulla qualità e/o sulla soddisfazione.
• Utilizzo dei servizi e delle applicazioni Otokar: informazioni sull’utilizzo dell’applicazione Otokar (sul vostro dispositivo mobile) e dei servizi MyOtokar.
• Dati tecnici del veicolo: dati che possono essere creati e/o elaborati nel veicolo.

Numero di telaio del veicolo e altre specifiche correlate.

5 – PER QUALI SCOPI OTOKAR EUROPE TRATTA I VOSTRI DATI?

Otokar Europe tratta i vostri dati solo se ciò è consentito dalle normative vigenti. In particolare, trattiamo i vostri dati in conformità al GDPR nei seguenti casi:

• Otokar Europe e i suoi partner, concessionari e punti di assistenza autorizzati, utilizzano i vostri dati personali per la gestione dei contratti (ad es. ordine del veicolo, ordine di riparazione/officina, abbonamento ai servizi Otokar) o di qualsiasi richiesta da parte vostra (ad es. offerta, test drive). Questo trattamento è necessario per l’esecuzione dei contratti o per la gestione delle vostre richieste. In quest’ultimo caso, Otokar Europe può contattarvi per dare seguito alla vostra richiesta.
• Otokar Europe può anche contattarvi se il vostro veicolo Otokar è oggetto di una campagna tecnica o di un richiamo. In questi casi, data la natura estremamente importante di queste campagne (evitare rischi per i passeggeri del veicolo, danni al veicolo, ecc.), Otokar Europe vi contatterà direttamente o tramite i suoi concessionari o punti di assistenza autorizzati, utilizzando i dati di contatto da voi forniti, al fine di adempiere all’obbligo legale di fornire informazioni.
• Otokar Europe può anche contattarvi, in casi accuratamente definiti, per scopi di marketing o commerciali, in particolare nell’ambito del suo legittimo interesse a migliorare la conoscenza dei suoi clienti e a sviluppare la sua base di clienti. Ad esempio, potreste essere contattati da:
  • durante operazioni di prospezione commerciale (offerte di prodotti e servizi, ecc.)
  • su base personalizzata in base al vostro profilo di cliente
  • per indagini di soddisfazione
  • per informarla della scadenza di un contratto di garanzia o di assistenza
  • per farle un’offerta relativa al suo veicolo (ispezione, ecc.).

Otokar Europe, se del caso, distribuirà tali comunicazioni in conformità con i requisiti legali relativi alla protezione dei dati e otterrà il vostro consenso esplicito in anticipo laddove richiesto dalla legge.Otokar Europe tratta inoltre i vostri Dati personali per fornirvi la migliore esperienza possibile con i suoi vari servizi (ad esempio identificandovi completamente in tutti i punti di contatto).Questi Dati personali sono necessari per la gestione delle attività di Otokar Europe. Il mancato conferimento di questi Dati o l’eventuale rifiuto di raccoglierli renderà difficile o impossibile la gestione delle attività di Otokar Europe.

6 – Chi ha accesso ai vostri Dati personali?

Otokar Europe si impegna a mantenere la riservatezza delle vostre Informazioni personali e a rispettare tutti i requisiti legali relativi alla condivisione e alla divulgazione delle Informazioni personali. A questo proposito, le vostre informazioni personali saranno accessibili solo a un elenco limitato di destinatari, in base alla necessità di sapere e caso per caso. Otokar Europe può fornire informazioni ai seguenti destinatari:

• Dipendenti di Otokar Europe che lavorano nei dipartimenti responsabili del trattamento dei Dati personali nei limiti delle loro funzioni (ad esempio, dipartimento marketing; dipartimento vendite; ecc.);
• Aziende partner e autorità pubbliche autorizzate a ricevere i vostri dati;
• fornitori di servizi che agiscono per conto di Otokar Europe (ad esempio per l’invio di newsletter) che possono avere accesso ai vostri Dati personali.

Il trasferimento, nel pieno rispetto delle normative vigenti sulla protezione dei dati personali, a fornitori di servizi e partner accuratamente selezionati con i quali collaboriamo per offrirvi prodotti e servizi. Effettuiamo questo trasferimento solo nel rigoroso rispetto delle condizioni per il trattamento da parte di un subappaltatore, come previsto dal RGPD. Uno dei nostri fornitori di servizi informatici si trova al di fuori dello Spazio economico europeo. Questo trasferimento è coperto dalle Clausole contrattuali standard. Si prega di notare che condividiamo i vostri Dati personali solo quando tali destinatari hanno una necessità legittima di accedervi.

7 – COME OTOKAR EUROPE PROTEGGE I VOSTRI DATI PERSONALI?

Otokar Europe e, se del caso, i suoi partner subappaltatori debitamente selezionati, implementano diverse misure di sicurezza come strumenti di crittografia e autenticazione all’avanguardia per proteggere e preservare la sicurezza, l’integrità e la disponibilità dei vostri dati. Sebbene sia impossibile garantire la sicurezza assoluta contro l’accesso non autorizzato quando si trasferiscono dati su Internet o su un sito web, Otokar Europe, i suoi fornitori di servizi e i suoi partner fanno ogni sforzo per proteggere i vostri dati personali in conformità con le normative applicabili sulla protezione dei dati, implementando misure di sicurezza fisiche, elettroniche e di processo all’avanguardia. Applichiamo, tra l’altro, le seguenti misure:

• Criteri rigorosi per autorizzare l’accesso ai vostri dati sulla base della “necessità di sapere” (limitato al minor numero possibile di persone) ed esclusivamente per gli scopi previsti.
• Trasferimento dei dati raccolti nella maggior parte dei casi in forma criptata.
• Protezione firewall dei sistemi informatici per proteggere i dati da accessi non autorizzati, ad esempio da parte di hacker.
• Monitoraggio continuo dell’accesso ai sistemi informatici per individuare e prevenire l’uso improprio dei dati personali.

Se ricevete una password da Otokar Europe o se ne avete scelta una voi stessi per accedere a determinati servizi, aree del sito web o altri portali o applicazioni offerti dal nostro marchio, siete responsabili di mantenere la riservatezza di tale password e di rispettare tutte le altre procedure di sicurezza di cui siete a conoscenza. In particolare, vi chiediamo di non divulgare mai la vostra password.

8 – PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI?

Conserviamo i vostri dati solo per il tempo necessario alle finalità per cui li trattiamo. Nel caso in cui i dati vengano trattati per scopi diversi, i vostri dati vengono automaticamente cancellati o archiviati in un formato che non consente più di identificarvi, non appena l’ultimo compito e scopo specifico è stato raggiunto. Per garantire che tutti i vostri dati siano cancellati in conformità al principio di minimizzazione dei dati e all’articolo 17 del GDPR, Otokar Europe implementa un processo di cancellazione interno basato sui principi fondamentali descritti di seguito.Utilizzo ai fini dell’adempimento di un contratto: per adempiere agli obblighi contrattuali, i dati raccolti presso di voi possono essere conservati per la durata del contratto e – a seconda della natura e dell’ambito del contratto – per un periodo specifico oltre la sua durata, al fine di adempiere agli obblighi legali di conservazione applicabili e per essere in grado di rispondere a eventuali domande o reclami oltre la durata del contratto. Inoltre, alcuni contratti per la fornitura di prodotti e servizi richiedono un periodo di conservazione più lungo; si veda anche “Utilizzo per la valutazione dei reclami” di seguito: I dati che Otokar Europe ritiene necessari per valutare ed evitare richieste di risarcimento nei nostri confronti o per avviare procedimenti penali o rivendicazioni nei vostri confronti, nei nostri confronti o nei confronti di terzi, possono essere conservati da noi per tutto il tempo in cui i relativi procedimenti possono essere avviati e in conformità con i periodi di prescrizione legali applicabili.Utilizzo per l’assistenza ai clienti e per scopi di marketing: nell’ambito dell’assistenza ai clienti e per scopi di prospezione commerciale, i dati raccolti presso di voi potranno essere conservati per 3 anni dalla fine di qualsiasi rapporto commerciale, a meno che non ne richiediate la cancellazione e nessun obbligo contrattuale o legale di conservazione impedisca l’esecuzione di tale richiesta.

9 – I VOSTRI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI
In qualità di persona interessata dal trattamento dei vostri dati, siete in grado di esercitare alcuni diritti stabiliti dal GDPR e da altre normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, tra cui i seguenti diritti:Diritto di accesso ai vostri dati (GDPR – Art. 15):Potete richiedere l’accesso ai vostri dati personali conservati da Otokar Europe in qualsiasi momento. Queste informazioni includono le categorie di dati che trattiamo, gli scopi per cui li trattiamo, l’origine dei dati quando non li abbiamo raccolti direttamente da voi e, se applicabile, i destinatari a cui trasmettiamo i vostri dati. Su richiesta, potete ricevere una copia gratuita dei vostri dati. Ci riserviamo il diritto di addebitare eventuali ulteriori richieste di copia.Diritto di rettifica (GDPR – Art. 16):Potete chiedere a Otokar Europe di rettificare i vostri dati personali. Adottiamo tutte le misure ragionevoli per mantenere aggiornate le informazioni in nostro possesso e le trattiamo regolarmente, in modo accurato, completo, aggiornato e appropriato sulla base delle informazioni più aggiornate a nostra disposizione.Diritto all’oblio (RGPD – Art. 17):Potete richiedere la cancellazione dei vostri dati se sono soddisfatte le condizioni legali di seguito riportate:

• I dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati;
• il consenso viene revocato, qualora il consenso sia l’unica base giuridica per il trattamento dei dati;
• vi opponete al trattamento dei vostri dati e non sussistono motivi legittimi impellenti per il trattamento, oppure vi opponete al trattamento dei vostri dati a fini di marketing;
• i dati sono stati trattati illegalmente.

a meno che il trattamento non sia necessario:

• Per adempiere a un obbligo legale che ci impone di conservare ed elaborare i vostri dati, in conformità ai periodi di conservazione imposti dalle normative applicabili;
• Per stabilire, esercitare o difendere rivendicazioni legali.

Diritto di limitare il trattamento (RGPD – Art. 18): Potete richiedere che limitiamo il trattamento dei vostri dati nei seguenti casi:
– Contestare la validità dei dati. L’ulteriore trattamento dei dati viene limitato per il periodo necessario a verificarne la validità;
– il trattamento è illegale e l’utente rifiuta la cancellazione dei dati. Chiedete invece che il loro utilizzo sia limitato;
– Otokar Europe non ha più bisogno dei vostri dati, ma voi li richiedete per l’applicazione, l’esercizio o la difesa dei vostri diritti;
– vi siete opposti al trattamento, durante la verifica se le finalità legittime di Otokar Europe prevalgono sulle vostre.Diritto alla portabilità dei dati (RGPD – Art. 20):Potete far trasferire i vostri dati personali a un altro titolare del trattamento, ove tecnicamente possibile. Tuttavia, questo diritto è disponibile solo se il trattamento dei dati si basa sul vostro consenso o è necessario per l’esecuzione di un contratto. Invece di ricevere una copia dei vostri dati, potete anche chiedere a Otokar Europe di trasmetterli direttamente a un altro responsabile da voi designato.Diritto di opposizione (GDPR – Art. 21):Potete opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati necessario ai fini degli interessi legittimi perseguiti da Otokar Europe o da una terza parte per motivi legati alla vostra situazione particolare. In tal caso, non tratteremo più tali dati. Ciò non si applica se possiamo dimostrare un motivo legittimo impellente per il trattamento dei dati che prevalga sui vostri interessi o se abbiamo bisogno dei vostri dati per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.Destino dei vostri dati dopo la vostra morte (legge n. 78-17 del 6 gennaio 1978 sul trattamento dei dati, degli archivi e delle libertà individuali, art. 32):Avete anche il diritto di dare istruzioni sul destino dei vostri dati personali dopo la vostra morte.Tempi di risposta a seguito dell’esercizio dei diritti di cui sopra:Facciamo il possibile per rispondere a qualsiasi richiesta entro 30 giorni.
Tuttavia, questo periodo può essere prolungato per motivi legati alla complessità della vostra richiesta e al numero di richieste.Casi di mancata trasmissione dei vostri dati:In alcune situazioni, Otokar Europe potrebbe trovarsi nell’impossibilità di trasmettervi tutti i vostri dati a causa di un obbligo legale. In questi casi, se siamo costretti a rifiutare la vostra richiesta, vi informeremo immediatamente del motivo del rifiuto.Ricorso alle autorità competenti:Le vostre preoccupazioni e i vostri diritti sono importanti per Otokar Europe. Tuttavia, se ritenete che non abbiamo risposto ai vostri reclami, avete il diritto di adire l’autorità amministrativa competente per la protezione dei dati personali (in Francia, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

10 – CONTATTO CON NOI IN MERITO AI VOSTRI DATI PERSONALI
Se avete domande sull’utilizzo dei vostri dati personali da parte nostra, potete contattare uno dei nostri responsabili:

• Per e-mail: rgpd@otokar.com
• Per posta all’indirizzo :

Responsabile della protezione dei dati personali
Otokar Europe SAS
24 rue du Noyer Parc Les Scientifiques De Roissy Lot A-3
95700 Roissy-en-France