Integritetspolicy

OTOKAR EUROPE INFORMATION OM DATASKYDD

1-Syftet med detta dokument

Syftet med denna policy (nedan kallad “policy”) är att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av OTOKAR Europe SAS, registrerat under nummer 534 167 796 RCS Pontoise (nedan kallad “Otokar Europe” och/eller “vi”).

2 – VEM ÄR ANSVARIG FÖR BEHANDLINGEN AV DINA UPPGIFTER?

Otokar Europe importerar och distribuerar Otokars fordon för kollektivtrafik och tillhörande reservdelar i Frankrike och Europa genom sitt nätverk av distributörer. Som en del av sin verksamhet godkänner och ålägger Otokar Europe distributörerna, serviceverkstäderna och de auktoriserade reparatörerna i sitt nätverk (nedan kallade “Otokar Europes partner”) att erbjuda support och kundservice inom tekniska och icke-tekniska områden till nuvarande och potentiella kunder.Otokar Europe hanterar även webbplatsen www.otokareurope.com och marknadsför varumärket Otokar i Frankrike och Europa.Om inget annat anges är Otokar Europes partner juridiskt och ekonomiskt oberoende företag som inte är anslutna till Otokar Europe. De använder varumärket Otokar som innehavare av tillstånd att marknadsföra kollektivtrafikfordon, originaldelar samt underhålls- och reparationstjänster under detta varumärke.I enlighet med den allmänna förordningen om skydd av personuppgifter (“GDPR”) är Otokar Europe ansvarigt för behandlingen av alla dina personuppgifter som behandlas via den ovannämnda webbplatsen, din MyOtokar-applikation, dina kontakter med Otokars kundtjänst (nedan gemensamt kallade “Otokar Europes kundtjänst”) och i samband med direktmarknadsföring via elektroniska medel eller post.Otokar Europe kan också behandla dina uppgifter som överförs till Otokar Europe av Otokar Europes samarbetspartners i enlighet med lagstadgade krav avseende dataskydd. Otokar Europes samarbetspartners är ansvariga för att behandla de personuppgifter som du lämnar till dem i samband med den affärsverksamhet och de tjänster som de erbjuder (reparation, underhåll etc.) Otokar Europes samarbetspartners behandlar också dina uppgifter när de överförs av Otokar Europe, i enlighet med gällande bestämmelser. Denna dataskyddsinformation beskriver också en del av den behandling som utförs av Otokar Europes partners, utan att vara uttömmande. Otokar Europes samarbetspartner kan samla in andra personuppgifter som nämns i deras egna dokument med information om dataskydd. Du kan kontakta dessa Otokar Europe-partners för att ta reda på hur de använder dina personuppgifter.

3 – NÄR SAMLAR OTOKAR EUROPE IN OCH ANVÄNDER PERSONUPPGIFTER?

Otokar Europe samlar in och behandlar dina personuppgifter, i synnerhet i följande fall:

• När du kontaktar oss direkt (t.ex. via vår webbplats, Otokar Europes försäljningsavdelning) med frågor om våra produkter, tjänster eller annat;
• När du köper ett Otokar-fordon;
• När du prenumererar på tjänster (MyOtokar-applikation etc.) från Otokar Europe;
• När du begär information om våra fordon och tjänster (t.ex. genom att skicka broschyrer till oss);
• När du svarar på våra marknadsföringsaktiviteter (t.ex. skickar ett e-postmeddelande eller kommunicerar dina uppgifter på vår webbplats(www.otokareurope.com);
• När tredje part eller Otokar Europes partner överför dina personuppgifter till oss, i enlighet med gällande bestämmelser (t.ex. om du har gett ditt samtycke eller inte har invänt mot överföringen av dina uppgifter till Otokar Europe efter att ha informerats om din rätt att invända, för kundhanteringsändamål, för att identifiera dig när du kontaktar Otokar Europes kundtjänst;
• När uppgifter om ditt fordon (inklusive chassinummer) överförs till oss som en del av underhålls-/reparationstjänster som tillhandahålls av Otokar Europes partners;
• När tredje part (t.ex. auktoriserade adressleverantörer) har en legitim rätt att överföra dina personuppgifter till oss.

För att vi ska kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade skulle vi vara tacksamma om du kunde informera oss om eventuella ändringar i detta avseende, särskilt när det gäller dina kontaktuppgifter.

4 – VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN?

Otokar Europe kan samla in följande kategorier av personuppgifter genom de olika tjänster och kontaktkanaler som beskrivs i dataskyddsinformationen:

• Kontaktuppgifter: efternamn, förnamn, företagsnamn, adress, telefonnummer, e-postadress.
• Övriga personuppgifter: information som du har lämnat om t.ex. din position i företaget osv.
• Avtalsuppgifter: t.ex. kundnummer, avtalsnummer, vilka Otokar-tjänster du abonnerar på.
• Nuvarande och/eller önskad Otokar-återförsäljare.
• Identifieringsuppgifter, inklusive: kundnummer, avtalsnummer.
• Kundhistorik, inklusive: uppgifter om inköp av Otokar-fordon (modell, konfiguration, inköpsdatum, första registreringsdatum, inköpsorderdatum, leveransdatum, ägare etc.)
• Historik över kampanjer och svar (kundserviceprogram – nuvarande och potentiella kunder – och direktmarknadsföringsåtgärder).
• Deltagande i mässor och/eller evenemang.
• Historik över förfrågningar och klagomål till Otokar Europe After Sales Service.
• Data från applikationer/webbplatser/sociala nätverk.
• Onlinekontodata: information om dina konton som är kopplade till MyOtokar, till exempel.
• Webbplatsanvändning och kommunikation: Information om din användning av vår webbplats, meddelanden som du öppnar eller vidarebefordrar från oss samt data som samlas in via cookies och andra spårningstekniker. Mer information om detta ämne finns i vårt juridiska meddelande om Otokars cookiepolicy.
• Transaktions- och interaktionsdata: information om köp av produkter och tjänster, interaktioner med Otokar Europes kundtjänst (förfrågningar, klagomål), Otokar Europes partners och ditt deltagande i kvalitets- och/eller nöjdhetsundersökningar.
• Användning av Otokars tjänster och applikationer: information om din användning av Otokar-applikationen (på din mobila enhet) och MyOtokar-tjänster.
• Fordonstekniska data: data som kan skapas och/eller behandlas i fordonet.

Fordonets chassinummer och andra relaterade specifikationer.

5 – FÖR VILKA SYFTEN BEHANDLAR OTOKAR EUROPE DINA UPPGIFTER?

Otokar Europe behandlar endast dina uppgifter om det är tillåtet enligt gällande bestämmelser. I synnerhet behandlar vi dina uppgifter i enlighet med GDPR i följande fall:

• Otokar Europe och dess partners, återförsäljare och auktoriserade serviceställen, använder dina personuppgifter för att hantera avtal (t.ex. fordonsbeställning, reparations-/verkstadsbeställning, prenumeration på Otokar-tjänster) eller förfrågningar från dig (t.ex. erbjudande, provkörning). Denna behandling är nödvändig för att fullgöra avtal eller hantera dina förfrågningar. I det senare fallet kan Otokar Europe komma att kontakta dig för att följa upp din begäran.
• Otokar Europe kan också kontakta dig om ditt Otokar-fordon är föremål för en teknisk kampanj eller återkallelse. I sådana fall, och med tanke på dessa kampanjers mycket viktiga natur (undvika risker för fordonets passagerare, skador på fordonet etc.), kommer Otokar Europe att kontakta dig antingen direkt eller via sina auktoriserade återförsäljare eller servicepunkter, med hjälp av de kontaktuppgifter du har lämnat, för att uppfylla sin lagstadgade skyldighet att tillhandahålla information.
• Otokar Europe kan också kontakta dig i noggrant definierade fall, för marknadsföringsändamål eller kommersiella ändamål, särskilt som en del av sitt legitima intresse av att förbättra sin kunskap om sina kunder och utveckla sin kundbas. Du kan till exempel bli kontaktad av:
  • i samband med kommersiell prospektering (produkt- och tjänsteerbjudanden etc.)
  • på personlig basis enligt din kundprofil
  • för nöjdhetsundersökningar
  • för att informera dig om att ett garanti- eller serviceavtal har löpt ut
  • för att ge dig ett erbjudande om ditt fordon (besiktning etc.).

Otokar Europe kommer, där så är lämpligt, att distribuera sådan kommunikation i enlighet med lagstadgade krav på dataskydd och kommer att inhämta ditt uttryckliga samtycke i förväg om så krävs enligt lag.Otokar Europe behandlar också dina personuppgifter för att ge dig bästa möjliga upplevelse av sina olika tjänster (t.ex. genom att identifiera dig fullständigt vid alla kontaktpunkter).Dessa personuppgifter är nödvändiga för att Otokar Europe ska kunna sköta sin verksamhet. Om du inte tillhandahåller denna information eller om du vägrar att samla in den kommer det att försvåra eller omöjliggöra hanteringen av Otokar Europes verksamhet.

6 – Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Otokar Europe åtar sig att upprätthålla sekretessen för dina personuppgifter och att följa alla lagstadgade krav avseende delning och utlämnande av personuppgifter. I detta avseende kommer dina personuppgifter endast att vara tillgängliga för en begränsad lista över mottagare på behovsbasis och från fall till fall. Otokar Europe kan tillhandahålla information till följande mottagare:

• Anställda på Otokar Europe som arbetar på de avdelningar som ansvarar för att behandla personuppgifter inom ramen för sina funktioner (t.ex. marknadsavdelning, försäljningsavdelning etc.);
• Partnerföretag och offentliga myndigheter som är behöriga att ta emot dina uppgifter;
• Tjänsteleverantörer som agerar på uppdrag av Otokar Europe (t.ex. för att skicka nyhetsbrev) och som också kan ha tillgång till dina personuppgifter.

Överföring i full överensstämmelse med tillämpliga bestämmelser om skydd av personuppgifter, till noggrant utvalda tjänsteleverantörer och partner som vi samarbetar med för att erbjuda dig produkter och tjänster. Vi utför denna överföring endast i strikt överensstämmelse med villkoren för behandling av en underleverantör, enligt vad som föreskrivs i RGPD. En av våra IT-tjänsteleverantörer är belägen utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Denna överföring omfattas av standardavtalsklausulerna. Observera att vi endast delar dina personuppgifter om mottagarna har ett legitimt behov av att ha tillgång till dem.

7 – HUR SKYDDAR OTOKAR EUROPE DINA PERSONUPPGIFTER?

Otokar Europe och, i förekommande fall, dess vederbörligen utvalda partnerunderleverantörer, vidtar flera säkerhetsåtgärder såsom toppmoderna krypterings- och autentiseringsverktyg för att skydda och bevara säkerheten, integriteten och tillgängligheten för dina uppgifter. Även om det är omöjligt att garantera absolut säkerhet mot obehörig åtkomst vid överföring av data via internet eller på en webbplats, gör Otokar Europe, dess tjänsteleverantörer och partners allt för att skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser genom att implementera toppmoderna fysiska, elektroniska och processorienterade säkerhetsåtgärder. Vi tillämpar bland annat följande åtgärder:

• Strikta kriterier för att bevilja åtkomst till dina uppgifter på “need-to-know”-basis (begränsad till så få personer som möjligt) och uteslutande för de avsedda ändamålen.
• Överföring av insamlade uppgifter i krypterad form i de flesta fall.
• Brandväggsskydd av IT-system för att skydda uppgifter mot obehörig åtkomst, t.ex. av hackare.
• Kontinuerlig övervakning av åtkomst till IT-system för att upptäcka och förhindra missbruk av personuppgifter.

Om du får ett lösenord från Otokar Europe eller om du själv har valt ett lösenord för att få tillgång till vissa tjänster, delar av webbplatsen eller andra portaler eller applikationer som erbjuds av vårt varumärke, är du ansvarig för att hålla lösenordet konfidentiellt och för att följa alla andra säkerhetsrutiner som du känner till. Vi ber dig särskilt att aldrig avslöja ditt lösenord.

8 – HUR LÄNGE BEHÅLLER VI DINA UPPGIFTER?

Vi sparar dina uppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka vi behandlar dem. Om uppgifter behandlas för olika ändamål raderas dina uppgifter automatiskt eller lagras i ett format som inte längre gör det möjligt att identifiera dig, så snart den sista specifika uppgiften och syftet har uppfyllts. För att säkerställa att alla dina uppgifter raderas i enlighet med principen om uppgiftsminimering och artikel 17 i GDPR implementerar Otokar Europe en intern raderingsprocess som baseras på de grundläggande principer som beskrivs nedan.Användning i syfte att uppfylla ett avtal: För att uppfylla avtalsförpliktelser kan uppgifter som samlats in från dig lagras under avtalets löptid och – beroende på avtalets art och omfattning – under en angiven period efter avtalets löptid för att uppfylla tillämpliga lagstadgade lagringsskyldigheter och för att kunna svara på eventuella frågor eller klagomål efter avtalets löptid. Dessutom kräver vissa avtal om leverans av produkter och tjänster en längre lagringsperiod; se även “Användning för bedömning av anspråk” nedan: Uppgifter som Otokar Europe anser vara nödvändiga för att utvärdera och undvika krav mot oss eller för att inleda straffrättsliga förfaranden eller hävda krav mot dig, oss eller tredje part kan behållas av oss så länge som de relevanta förfarandena kan inledas och i enlighet med tillämpliga lagstadgade preskriptionstider.Användning för kundtjänst och marknadsföring: I samband med kundtjänst och för kommersiell prospektering kan de uppgifter som samlats in från dig sparas i 3 år från slutet av varje kommersiell relation, såvida du inte begär att de ska raderas och ingen avtalsenlig eller laglig skyldighet att behålla dem förhindrar genomförandet av nämnda begäran.

9 – DINA RÄTTIGHETER AVSEENDE DATASKYDD
Som en person som påverkas av behandlingen av dina uppgifter kan du utöva vissa rättigheter som fastställs i GDPR och andra tillämpliga förordningar om skydd av personuppgifter, inklusive följande rättigheter:Rätt till tillgång till dina uppgifter (GDPR – art. 15):Du kan när som helst begära tillgång till dina personuppgifter som lagras av Otokar Europe. Denna information omfattar de kategorier av uppgifter som vi behandlar, de syften för vilka vi behandlar dem, uppgifternas ursprung när vi inte har samlat in dem direkt från dig och, om tillämpligt, de mottagare till vilka vi överför dina uppgifter. Du kan på begäran få en kostnadsfri kopia av dina uppgifter. Vi förbehåller oss rätten att ta betalt för eventuella ytterligare kopior.Rätt till rättelse (GDPR – artikel 16):Du kan begära att Otokar Europe rättar dina personuppgifter. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att hålla de uppgifter vi har om dig uppdaterade och vi behandlar dem regelbundet, korrekt, fullständigt, aktuellt och på lämpligt sätt på grundval av den mest aktuella information vi har tillgång till.rätt att bli bortglömd (RGPD – artikel 17):Du kan begära att dina uppgifter raderas om de rättsliga förutsättningarna nedan är uppfyllda:

• Uppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades;
• Du återkallar ditt samtycke, om samtycke är den enda rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna;
• Du invänder mot behandlingen av dina uppgifter och det finns inga tvingande berättigade skäl för behandlingen, eller du invänder mot behandlingen av dina uppgifter för marknadsföringsändamål;
• Uppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.

om inte behandlingen är nödvändig :

• För att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver att vi lagrar och behandlar dina uppgifter, i enlighet med de lagringsperioder som föreskrivs i tillämpliga bestämmelser;
• För att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att begränsa behandlingen (RGPD – art. 18): Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter i följande fall:
– Du ifrågasätter uppgifternas giltighet. Ytterligare behandling av uppgifterna begränsas under den period som krävs för att kontrollera deras giltighet;
– Behandlingen är olaglig och du vägrar att dina uppgifter raderas. Istället begär du att användningen av dem begränsas;
– Otokar Europe inte längre behöver dina uppgifter, men du behöver dem för att kunna hävda, utöva eller försvara dina rättigheter;
– Du har invänt mot behandlingen under kontrollen av om Otokar Europes legitima syfte väger tyngre än ditt.Rätt till dataportabilitet (RGPD – artikel 20):Du kan få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt. Denna rättighet är dock endast tillgänglig för dig om databehandlingen baseras på ditt samtycke eller är nödvändig för att fullgöra ett avtal. Istället för att få en kopia av dina uppgifter kan du också be Otokar Europe att skicka dem direkt till en annan ansvarig person som du har utsett.Rätt att invända (GDPR – artikel 21):Du kan när som helst invända mot den behandling av dina uppgifter som är nödvändig för Otokar Europes eller en tredje parts berättigade intressen på grunder som rör din särskilda situation. I så fall kommer vi inte längre att behandla sådana uppgifter. Detta gäller inte om vi kan påvisa ett tvingande berättigat skäl för att behandla uppgifterna som väger tyngre än dina intressen eller om vi behöver dina uppgifter för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.Dina uppgifters öde efter din död (lag nr 78-17 av den 6 januari 1978 om databehandling, dataregister och individuella friheter, artikel 32):Du har också rätt att ge instruktioner om dina personuppgifters öde efter din död.Svarstider efter utövande av de rättigheter som avses ovan:Vi gör vårt yttersta för att besvara alla förfrågningar inom 30 dagar.
Denna period kan dock förlängas av skäl som har att göra med komplexiteten i din begäran och antalet begäranden.Fall där dina uppgifter inte överförs:I vissa situationer kan Otokar Europe inte överföra alla dina uppgifter till dig på grund av en rättslig skyldighet. Om vi i sådana fall tvingas avslå din begäran kommer vi omedelbart att informera dig om skälet till avslaget.vända oss till behöriga myndigheter:Otokar Europe tar din oro och dina rättigheter på största allvar. Om du anser att vi inte har svarat på dina klagomål har du dock rätt att ta ditt ärende till den relevanta administrativa myndighet som ansvarar för skyddet av personuppgifter (i Frankrike, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

10 – KONTAKTA OSS OM DINA PERSONUPPGIFTER
Om du har några frågor om vår användning av dina personuppgifter kan du kontakta någon av våra chefer:

• Via e-post: rgpd@otokar.com
• Per post till adressen :

Personuppgiftsombud för skydd av personuppgifter
Otokar Europe SAS
24 rue du Noyer Parc Les Scientifiques De Roissy Lot A-3
95700 Roissy-en-France